Пошук по сайту


1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності - Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну

Сторінка11/15
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності


Для забезпечення фізичної схоронності документів з грифом "Для службового користування " і запобігання витоку інформації, що утримується в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.

Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів і справ, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні бути відповідно обладнані.

Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження документів з грифом " Для службового користування " у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Якщо приміщення розташоване на першому або останньому поверсі, або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви або інші які-небудь прибудови з допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення, вікна додатково захищаються металевими ґратами з замком які при необхідності розкриваються.

По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється схоронність відбитка печатки і цілісність. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і доповісти керівникові підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною.

Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки. Документи з грифом " Для службового користування " повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються по закінченні робочого дня співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів з грифом " Для службового користування " . Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, зв'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.

Приміщення, у яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документованої інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими приладами захисту, що запобігають перехопленню суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку.

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом " Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації.

Ключі від приміщення, металевих ґрат на вікнах, сейфів, шаф де зберігаються документи з грифом " Для службового користування " повинні бути в наявності у 2-х екземплярах - робочі і запасні. Запасні екземпляри ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками пеналах , в службі охорони. Робочі екземпляри ключів від сейфів, шаф у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі в службі охорони установи, з внесенням відповідних даних в журналі передачі-прийому під охорону приміщень і пеналів із ключами.

У випадку втрати робочих або запасних екземплярів ключів про це негайно ставиться до відома керівника установи та режимно-секретний підрозділ.

Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, у яких цілодобово, або в робочий час, зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них, повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства . Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ.

При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами охорони установи і почати евакуацію документів у заздалегідь визначне місце.

Справи з грифом “ Для службового користування ”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня.

Окремі справи з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Документи з грифом “ Для службового користування ” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “ Для службового користування ” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

Забороняється виносити документи з грифом “ Для службового користування ” за межі службових приміщень установи.

В разі службової необхідності, керівник установи ( структурного підрозділу ) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “ Для службового користування ” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту.

Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “ Для службового користування ”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них).

В окремих випадках з дозволу керівника установи, дозволяється перевозити документи з грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи є не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), які мають виконувати роботу з документами в іншому населеному пункті.

У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів ( справ ) з грифом

“ Для службового користування ” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу).


1.7.1 Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ”
Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу додаток 16.


Додаток 16

Для службового користування

Прим. єдиний





1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Схожі:

Нака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...

Граматична форма ділових документів
При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше...

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів поширюється на організаційно-розпорядчі...

Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах
Ця Інструкція регулює порядок обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, який здій­снюють уповноважені структурні підрозділи...

Навчально-методичний центр цивільного захисту та безпеки життєдіяльності...
Обов’язкових документів з планування, підготовки та проведення «Дня цивільного захисту»

План роботи заступника директора з навчальної роботи
Організація нвп на основі Статуту школи, навчальних планів, нормативних документів мон україни

Ведення журналів в 5 -11(12) класах. Єдині вимоги до ведення класних...
Усі записи в журналі ведуться чітко, акуратно, ручкою з чорним чорнилом. Забороняється робити в журналі виправлення коректором та...

Загальний порядок реєстрації
Термін реєстрації: 01. 01. 2012 – 20. 02. 2012 (дата подання документів визначається за поштовим штемпелем)

Ізмаїльський районний відділ освіти методичний кабінет п л а н організаційно-методичної...
Формування пакетів документів на отримання одноразової допомоги дітьми-сиротами І дітьми, пбп по досягненню 18-річного віку

Інструкція складена на підставі Конституції України
Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

g.lekciya.com.ua
Головна сторінка