Пошук по сайту


Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну - Сторінка 8

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну

Сторінка8/15
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15


Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах.

Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом " Для службового користування ", а також контроль за дотриманням Постанови Кабінету Міністрі в України від 27 листопада 1998 р № 1853 покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій.

Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування" та випадкам втрат таких документів покладаються на режимно-секретні підрозділи організацій.

Служба безпеки України здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Виконавці, які працюють з документами з грифом “ Для службового користування ”, обов’язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

1.1 Приймання і облік ( реєстрація ) документів
Приймання і облік ( реєстрація ) документів з грифом "Для службового користування " здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. На документи з грифом "Для службового користування " поширюється вимога одноразової реєстрації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає ( додаток 1 ).

( додаток 1 )

А К Т

про відсутність вкладень у конверті ( пакеті)

від________№________

____________________

( місце складання )

Цей акт складений на підставі інструкції про порядок зберігання і використання документів,

справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну

інформацію, що є власністю держави, завідувачем канцелярією ( найменування організації ,

прізвище та ініціали ), у присутності ( посада, прізвище, ініціали ) про те , що під час

розкриття конверта ( пакета ), надісланого ( найменування організації, що надіслала пакет )

не виявлено таких вкладень ( назви і номери документів, яких не виявлено ). .

Завідувач канцелярією ( підпис ) Прізвище та ініціали


Документи з грифом “ Для службового користування ”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові.

У разі надходження документів з грифом “ Для службового користування ” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ Для службового користування ”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" .

Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.


прийом документів

реєстрація

документів

доповідь керівнику про отримання документів

Прийняття рішення керівником установи








відправлення документів до справи

Прийняття рішення про подальше використання


направлення на виконання документів

виконання

документів








Облік документів та видань з грифом “ Для службового користування ” ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції

( додаток 2).

додаток 2


Дата

надход-ження та індекс доку-мента

Дата та індекс доку-мента

Звідки надійшов або

куди надісланий

Вид документа

та

короткий зміст

Кіл-ть сторін.

Кількість номерів

примірників

Кому надісланий

на виконання

Відмітка про контроль та термін виконан-ня

Дата і підпис

Номер справи до якої підшито документ

Відмітка про знищення

примітка

документа

документа

отримання

повернення







1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


Облік магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ( додаток 3). додаток 3

Дата

надход-ження

Дата документа

Звідки надійшов або

куди надісланий

Короткий

зміст

Кількість номери примірників

магнітного носія

Кому надісланий

на виконання

Відмітка

про

контроль

та термін

виконання

Дата і підпис

Відмітка про знищення


примітка

отримання

повернення

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11


































Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “ Для пакетів ” ( додаток 4 ).

додаток 4


Всього пронумеровано, прошнуровано,

скріплено підписом

та печаткою 50 ( п'ятьдесять ) аркушів

головний спеціаліст С.М. Макарова








Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”.

Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” слід своєчасно відображати на картках або в журналах.


ГУДК у Львівській області

вх. 124 - дск

" 15 " жовтня 2007 р.
На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження.

Тираж видань з грифом “ Для службового користування ”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом “ Для службового користування ”

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше
1.2 Розмноження і розсилання (відправлення) документів
Розмножують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації.

Відповідальність за випуск документів з грифом “ Для службового користування ”, що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом “ Для службового користування ”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників. У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом “ Для службового користування ”, що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому, до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка “ДСК ”.

Друкують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарському підрозділі організації. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК ”.

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестату відповідності комплексної системи захисту в цій АС вимогам щодо захисту інформації .

Виписки з документів з грифом “ Для службового користування ” працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу).

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця. Наприклад:

Надрук. 2 прим.

Прим. № 1 - СБУ у Львівській області

Прим. № 2 -в справу

Вик. Примаченко

Друк. Колосова

05.07.01

644 44 49
Надруковані й підписані документи з грифом “ Для службового користування ” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: “ Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи ”.

Пересилають документи з грифом “ Для службового користування ” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ.

Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникливими. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”.

На пакетах або конвертах з грифом “ Для службового користування ” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів( додаток 5 )

додаток 5

11. 06. 2008 Для службового користування

Конвертував

Звідки : Головне управління Державного казначейства України
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

Схожі:

Нака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...

Граматична форма ділових документів
При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше...

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів поширюється на організаційно-розпорядчі...

Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах
Ця Інструкція регулює порядок обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, який здій­снюють уповноважені структурні підрозділи...

Навчально-методичний центр цивільного захисту та безпеки життєдіяльності...
Обов’язкових документів з планування, підготовки та проведення «Дня цивільного захисту»

План роботи заступника директора з навчальної роботи
Організація нвп на основі Статуту школи, навчальних планів, нормативних документів мон україни

Ведення журналів в 5 -11(12) класах. Єдині вимоги до ведення класних...
Усі записи в журналі ведуться чітко, акуратно, ручкою з чорним чорнилом. Забороняється робити в журналі виправлення коректором та...

Загальний порядок реєстрації
Термін реєстрації: 01. 01. 2012 – 20. 02. 2012 (дата подання документів визначається за поштовим штемпелем)

Ізмаїльський районний відділ освіти методичний кабінет п л а н організаційно-методичної...
Формування пакетів документів на отримання одноразової допомоги дітьми-сиротами І дітьми, пбп по досягненню 18-річного віку

Інструкція складена на підставі Конституції України
Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

g.lekciya.com.ua
Головна сторінка