Пошук по сайту


Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну - Сторінка 4

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну

Сторінка4/15
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15



УКРАЇНА

ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ

у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71. Факс 225-53-11




23 січня 2007 р. № 17- 34 Командиру військової частини 4941

В. Сужнику

Про зміну грифу матеріальних носіїв

інформації "Для службового користування "
З метою проведення роботи щодо зміни грифа матеріальних носіїв інформації " Для службового користування", підготовлених у Головному управлінні Державного казначейства України у Львівській області та направлених на Вашу адресу в 2006 році, надсилаємо повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф секретності, відповідно до акту № 1 від 12.01.2007 р.

Додаток : Повідомлення про перелік документів, яким скасовано

гриф " Для службового користування" Головним

управлінням Державного казначейства України

у Львівській області, відповідно до акту № 1 від 12.03.07

на 2-х аркушах - тільки адресату.
Начальник В.В. Карпенко
Вик. Макарова С.М

Тел. 247-12-61
П О В І Д О М Л Е Н Н Я

про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування

Головним управлінням Державного казначейства України

у Львівській області відповідно до акту № 1 від 11.01.07



п/п


Назва матеріального носія секретної інформації

Обл. номер і дата реєстрації

Підстава


Гриф секретності

Попередній

Наданий

1

Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 рік

2-дск

28.07.06

Акт ЕК від

12. 03. 07

№ 1

Для

службового користування

Гриф скасовано

2

Витяг з повідомлення № 145 про зміни помісячного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік.

117 дск

28. 07. 06

Акт ЕК від

12. 03. 07

№ 1

Для

службового користування

Гриф скасовано

30

Витяг з повідомлення № 199 про зміни річного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік.

128 дск

19. 08. 05

Акт ЕК від

12. 03. 07

№ 1

Для

службового користування

Гриф скасовано



Головний спеціаліст В.М. Макарова
1.6 Відбір документів для зберігання і знищення

Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом

“ Для службового користування ”, розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “ Для службового користування ”, включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання, приклад 14

приклад 14

Для службового користування

Прим. єдиний
Фонд № ЗАТВЕРДЖУЮ

Опис № 2 Начальник Головного управління

Справ постійного терміну зберігання Державного казначейства України

3а 2006 рік у Львівській області

Л.В. Панкевич

" ___"____________2007


.

з/п

Індекс справи


Заголовок справи ( тому)


Строк зберігання справи, тому.

Стаття за переліком

Дата

заведення

( закінчен.)

справи ,

тому

Кількість аркушів у справі, томі

примітка

2 0 0 5 рік

1.

19

Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005 р.

Постійно ст.33

Переліку 1997р.

ст.330 1561-12

08.01.04

29.12.04

7




Всього за 2005 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова

2 0 0 6 рік

2.

19

Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005-2006 р.

Постійно ст.33

Переліку 1997р.

ст.330 1561-12

04.01.05

28.12.06







Всього за 2006 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова

До цього розділу внесено 2 ( два ) документа з 1 по 2 номер

Опис уклав : головний спеціаліст режимно-секретної роботи __________ В.С. Макарова

підпис ініціали та прізвище

Головний спеціаліст режимно-секретної роботи _____________ В.С. Макарова

підпис ініціали та прізвище

" СХВАЛЕНО "

Протокол № 1 Експертної комісії

Головного управління Державного казначейства України

у Львівській області

від " " ________________ 2007 року
Включені в дійсний опис справи і документи прийняв

Найменування посади працівника архіву установи _____________ В.Д. Деркач


На справах з документами, що мають гриф “ Для службового користування ” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися, їхню передачу до архівного підрозділу здійснюють за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ) здійснюють згідно з правилами, встановленими Держкомархівом України.
1.6.1 Знищення документів
Після затвердження описів справ і документів постійного терміну збереження складається акт про виділення справ і документів з грифом “Для службового користування” за відповідний період до знищення, у який включаються відібрані ЕК для знищення справи, окремі документи зі справ і документи виділеного збереження додаток 15

Кожна справа, кожен документ і обліковий журнал (картотека) з грифом “ Для службового користування ” вносяться в акт окремою позицією і повинні відповідати даним про них, зафіксованим у протоколі ЕК і облікових формах. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний з них включається в акт окремою позицією, а в графі 3 замість другого і наступного томів пишеться: "Те ж, т ", з додаванням номера тому.

При внесенні в акт справ, з яких перед знищенням були вилучені окремі документи, у графі 6 вказується фактична кількість аркушів, що залишилася в справі.

Перед знищенням включених в акт справ, документів і облікових журналів з грифом “ Для службового користування ” перевіряється відповідність даних акта з записам у протоколі ЕК, номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження, на обкладинках і в завірчих аркушах справ і документів виділеного збереження, в описах документів справи (по документах, вилученим зі справи). Аркуші й облікові картки прораховуються, складені документи розвертаються. Відповідність даних завіряється в акті підписами осіб, що перевіряли перевіряли.

Знищення справ, документів і облікових журналів (картотек) повинно провадитися шляхом спалювання або за допомогою паперорізної машини.

При знищенні документів поза територією підприємства, доставка їх до місця знищення провадиться на службовому транспорті і приймаються міри, що виключають доступ до документів сторонніх осіб.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню разом з іншими справами, які не мають грифа обмеження доступу, відібраними для знищення. При цьому у графі “ Заголовок справ ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, треба обов’язково подрібнити до стану, що унеможливлює іх прочитання .

Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".

Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

додаток 15
ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________

посада керівника організації

_____________________________

прізвище та ініціали

________________________

підпис, дата

АКТ

про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

в ( найменування організації )

від _________ №___________

______________________

( місце складання )

На підставі__________________________________________________________________________________________

( назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх збереження )

_____________________________________________________________________________________________________
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду №

_____________________________________________________________________________________________________

( найменування фонду )




з/п

Заголовок справи

( документа)


Дата справи

(документа) або крайні дати справ,

документів

Номери

описів,

номенклатур

за рік

( роки)

Індекс справи

(тому ) за номенклатурою або номер

справи

за описом

Кількість

справ ( томів)

Термін зберігання справи (тому)

і номер статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Переписка про постачання сировини

2005

2

03-14-дск

1

2 р. ст. 48




20.

Лист про укладення договору

2005

2

140 -дск

1

2р. ст. 19




Всього підлягає знищенню 20 ( двадцять ) справ за 2005 рік

(цифрами та літерами )

СХВАЛЕНО : Протокол від 11.01.2007 р. № 1

Експертизу проводив

__________________ _____________ ______________________

( посада особи ) ( підпис ) ( прізвище та ініціали )

Дата ____________

Включені в акт справи і документи звірені з записами в протоколі ЕК, акті й облікових формах

В.М. Макарова

Справи і документи знищені шляхом спалення.

В.М. Макарова

Відмітки про знищення справ і документів у номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження й в описах документів зроблені.

В.М. Макарова

Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку " Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік) ". Складання акта про виділення до знищення справ і документів і проставляння в облікових формах оцінок про їхнє знищення здійснюється співробітником підрозділу конфіденційного діловодства установи. У перевірці правильності включення в акт справ і документів і в їхньому фізичному знищенні, крім цього співробітника, повинен брати участь працівник підрозділу секретного діловодства .

1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

Для забезпечення фізичної схоронності документів з грифом "Для службового користування " і запобігання витоку інформації, що утримується в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.

Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів і справ, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні бути відповідно обладнані.

Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження документів з грифом " Для службового користування " у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Якщо приміщення розташоване на першому або останньому поверсі, або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви або інші які-небудь прибудови з допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення, вікна додатково захищаються металевими ґратами з замком які при необхідності розкриваються.

По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється схоронність відбитка печатки і цілісність. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і доповісти керівникові підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною.

Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки. Документи з грифом " Для службового користування " повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються по закінченні робочого дня співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів з грифом " Для службового користування " . Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, зв'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.

Приміщення, у яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документованої інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими приладами захисту, що запобігають перехопленню суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку.

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом " Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації.

Ключі від приміщення, металевих ґрат на вікнах, сейфів, шаф де зберігаються документи з грифом " Для службового користування " повинні бути в наявності у 2-х екземплярах - робочі і запасні. Запасні екземпляри ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками пеналах , в службі охорони. Робочі екземпляри ключів від сейфів, шаф у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі в службі охорони установи, з внесенням відповідних даних в журналі передачі-прийому під охорону приміщень і пеналів із ключами.

У випадку втрати робочих або запасних екземплярів ключів про це негайно ставиться до відома керівника установи та режимно-секретний підрозділ.

Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, у яких цілодобово, або в робочий час, зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них, повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства . Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ.

При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами охорони установи і почати евакуацію документів у заздалегідь визначне місце.

Справи з грифом “ Для службового користування ”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня.

Окремі справи з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Документи з грифом “ Для службового користування ” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “ Для службового користування ” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

Забороняється виносити документи з грифом “ Для службового користування ” за межі службових приміщень установи.

В разі службової необхідності, керівник установи ( структурного підрозділу ) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “ Для службового користування ” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту.

Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “ Для службового користування ”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них).

В окремих випадках з дозволу керівника установи, дозволяється перевозити документи з грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи є не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), які мають виконувати роботу з документами в іншому населеному пункті. У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів ( справ ) з грифом “ Для службового користування ” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу).

      1. Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ”

Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу додаток 16. Додаток 16

Для службового користування

Прим. єдиний




УКРАЇНА
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

Схожі:

Нака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...

Граматична форма ділових документів
При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше...

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів поширюється на організаційно-розпорядчі...

Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах
Ця Інструкція регулює порядок обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, який здій­снюють уповноважені структурні підрозділи...

Навчально-методичний центр цивільного захисту та безпеки життєдіяльності...
Обов’язкових документів з планування, підготовки та проведення «Дня цивільного захисту»

План роботи заступника директора з навчальної роботи
Організація нвп на основі Статуту школи, навчальних планів, нормативних документів мон україни

Ведення журналів в 5 -11(12) класах. Єдині вимоги до ведення класних...
Усі записи в журналі ведуться чітко, акуратно, ручкою з чорним чорнилом. Забороняється робити в журналі виправлення коректором та...

Загальний порядок реєстрації
Термін реєстрації: 01. 01. 2012 – 20. 02. 2012 (дата подання документів визначається за поштовим штемпелем)

Ізмаїльський районний відділ освіти методичний кабінет п л а н організаційно-методичної...
Формування пакетів документів на отримання одноразової допомоги дітьми-сиротами І дітьми, пбп по досягненню 18-річного віку

Інструкція складена на підставі Конституції України
Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

g.lekciya.com.ua
Головна сторінка