Пошук по сайту


Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів

Сторінка1/9
  1   2   3   4   5   6   7   8   9
ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності25.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

03 - зображення нагород.

04 - код організації.

05 - код форми документа.

06 - назва організації вищого рівня.

07 - назва організації.

08 - назва структурного підрозділу організації.

09 - довідкові дані про організацію.

10 - назва виду документа.

11 - дата документа.

12 - реєстраційний індекс документа.

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

14 - місце складення або видання документа.

15 - гриф обмеження доступу до документа. 16-адресат.

17 - гриф затвердження документа.

18 - резолюція.

19 - заголовок до тексту документа.

20 - відмітка про контроль.

21 - текст документа.

22 - відмітка про наявність додатка.

23 - підпис.

24 - гриф погодження документа.

25 - візи документа.

26 - відбиток печатки.

27 - відмітка про засвідчення копії.

28 - прізвище виконавця і номер його телефону.

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата.

32 - запис про державну реєстрацію.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схеми розта-шованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рисунок А. 1, 2).

Документи, що іх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назва організації (07);

назва виду документа (10) (не зазначають у листах); дата (11);

реєстраційний індекс документа (12); заголовок до тексту (19); текст документа (21); підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних доісументів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують

¿7,2о, 29, ЗО, 31,32.

Зразок оформлювання документа подано на рисунку Б. 1.

У Документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 оформлюють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому оерезі першої сторінки.





Зразок оформлювання документа:

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ Український науково-дослідний

УКРАЇНИ інститут архівної справи та

Держкомархів України документознавства

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110

Тел. 277-27-77, факс 277-36-55

E-mail: mail@dkau.kiev.ua Н. Христовій

Код ЄДРПОУ 00018490 До виконання

_№__ Підпис І. Матяш

На №_від_ 09.07.2002

Про погодження третьої редакції і проекту державного стандарту

Методична комісія Державного комітету архівів України 29 травня 2002 р. розглянула третю редакцію проекту Державного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". За результатами обговорення було прийнято рішення погодити третю редакцію проекту стандарту (протокол № 6). Окремим пунктом рішення Методкомісм відзначена неможливість прийняття пропозиції Технічного комітету стандартизації науково-технічної термінології щодо заміни терміна "забезпечення збереженості документів" на "забезпечення збережності документів". Зауваження та пропозиції до змісту третьої редакції стандарту додаються.

Додаток: на 4 арк. в 1 прим.

В.о. голови Підпис Ініціал (и), прізвище

Прись 2772755

До справи №01-16

Включено до Зводу відгуків 19.07.2002 УНДІАСД

Підпис С. Кулешов Вх. № 201

29.08.2002 12.07.2002

Рисунок Б.1. Зразок оформлювання опрацьованого листа організації

Склад реквізитів формуляр-зразка документа


Склад реквізитів формуляр-зразка документа подано в таблиці 2.1. Найменування реквізитів вказано згідно ДСТУ 4163-2003 та Типової інструкції (для тих реквізитів, найменування яких змінено), яка, як нормативно-правовий акт, має обов'язковий характер.

Таблиця 2.1. Найменування реквізитів документа



Найменування реквізитів згідно ДСТУ 4163-2003

Найменування окремих реквізитів згідно Типової інструкції




1.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим







2.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)







3.

Зображення нагород







4.

Код організації

Код установи




5.

Код форми документа




6.

Назва організації вищого рівня

Найменування установи вищого рівня

7.

Назва організації

Найменування установи

8.

Назва структурного підрозділу організації

Найменування структурного підрозділу установи

9.

Довідкові дані про організацію

Довідкові дані про установу

10.

Назва виду документа




11.

Дата документа




12.

Реєстраційний індекс




13.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документ, на який дають відповідь

Посилання на реєстраційний індекс і дату

14.

Місце складання або видання документа




15.

Гриф обмеження доступу до документа




16.

Адресат




17.

Гриф затвердження документа




18.

Резолюція




19.

Заголовок до тексту документа




20.

Відмітка про контроль




21.

Текст документа




22.

Відмітка про наявність додатків




23.

Підпис




24.

Гриф погодження документа




25.

Візи документа




26.

Відбиток печатки




27.

Відмітка про завірення копії

Відмітка про засвідчення копій документів




28.

Прізвище виконавця і номер його телефону







29.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Відмітка про виконання документа




ЗО.

Відмітка про наявність документа в електронній формі

Відмітка про наявність копії документа в електронній формі




31.

Відмітка про надійдення документа до організації від адресанта

Відмітка про надходження документа до установи




32.

Запис про державну реєстрацію































Незважаючи на розходження в найменуванні окремих реквізитів вимоги Типової інструкції до їх змісту та їх розташування цілком відповідають вимогам ДСТУ4163-2003.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі не має реквізитів "назва документа", "гриф затвердження"; в автобіографії не має реквізитів "адресат" чи "індекс документа" тощо.

Постійні та змінні реквізити документа


Реквізити службового документа поділяються на постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

До постійних реквізитів відносяться:

o назва документа;

o код форми (за ДКУД);

o назва установи (організації) - видавця документа ;

o код установи (організації) - видавця документа (за "Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України");

o дата;

o обов'язкові реквізити для конкретного виду документа;

o підпис.

Змінні реквізити додатково наносяться на той чи інший документ під час його складання.

Додатковими реквізитами формуляра-зразка рекомендовано вважати:

o адресу установи (організації)- видавця документа;

o назву одержувача документа;

o періодичність подання документа та/або термін його подання;

o гриф затвердження форми документа.

Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, що розроблені або узгоджені з міністерствами (іншими центральними органами виконавчої влади, державними органами) - розробниками відповідних уніфікованих форм документів.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мінюсті України, Мінюсті Автономної Республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит "номер державної реєстрації".

Поздовжнє та кутове розміщення реквізитів.


Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити "адресат", "резолюція", "затвердження", "гриф обмеження доступу до документа". Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Розглянемо найзагальніші правила оформлення перелічених в табл. 1.1. реквізитів.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Державний стандарт
Державний стандарт визначає вимоги до освіченості учнів І випускників основної та старшої школи, гарантії держави у її

Державний стандарт базової І повної середньої освіти затверджено...
Цей Державний стандарт базової І повної загальної середньої освіти (далі — Державний стандарт) спрямований на виконання завдань загальноосвітніх...

Державний стандарт базової та повної загальної середньої освіти (далі...
Державний стандарт базової та повної загальної середньої освіти (далі — Державний стандарт) розроблений відповідно до мети загальної...

Державний стандарт гост 20-2000 Система стандартів з Інфор­мації,...
Цей стандарт установлює оди­ниці обліку документів фондів бі­бліотек І органів науково-технічної інформації (далі — нті) І одиниці...

Державний стандарт початкової освіти та Державний стандарт базової...
Сьогодні мистецтво у системі сучасної освіти розглядається як суттєвий компонент загальної освіти школяра

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 29 "фінансова звітність за сегментами"
Далі Положення (стандарт) 29/ визначає методологічні засади формування інформації про доходи, витрати, фінансові результати, активи...

Державний стандарт базової І повної середньої освіти
Відповідно до статті 31 Закону України "Про загальну середню освіту" Кабінет Міністрів України постановляє

Державний стандарт базової І повної загальної середньої освіти
Відповідно до статті 31 Закону України “Про загальну середню освіту” Кабінет Міністрів України постановляє

Державний стандарт базової І повної загальної середньої освіти
Відповідно до статті 31 Закону України “Про загальну середню освіту” Кабінет Міністрів України постановляє

Державний стандарт базової І повної загальної середньої освіти
Відповідно до статті 31 Закону України “Про загальну середню освіту” Кабінет Міністрів України постановляє



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

g.lekciya.com.ua
Головна сторінка